Czy jest sens wymiany oprogramowania biznesowego?

To pytanie zadaje sobie nie jeden właściciel firmy

„Czy Ja muszę wymieniać i aktualizować oprogramowania przecież mój doso’wy program idealnie działa na moim windowsie xp! „

Postaram się przybliżyć aspekt aktualizacji ewentualnej migracji oprogramowania, oraz rozgraniczyć to w plusach i minusach dla wszystkich którym te myśli zaprzątają głowę…
Tak jak we wstępie wstępie „przecież u mnie działa na windowsie xp”, ale może nie każdy wie i nie każdy dopuszcza do świadomości myśl że przecież windows xp już jest nie wspierany nie jest aktualizowany, a producenci oprogramowania nie piszą już na tą platformę oprogramowania biznesowego i co bardziej istotne oprogramowania chroniącego nasze dane na myśli mam tu programy antywirusowe.

Nie można tu zapomnieć o tym że oprogramowanie wspierające działanie firmy(programy księgowe, handlowe, itp.) są cały czas rozwijane, poprawiane i udoskonalane, a wymiana danych poprzez sieć internet, jest już na porządku dziennym, prostym przykładem będzie tu elektroniczny system przesyłania faktur, już nie musimy wysyłać czy wciągać ręcznie na stan magazynowy dokumentów teraz odbywa się wszystko za pośrednictwem internetu i plików wymiany dzięki którym różne programy i różne firmy z całego świata są wstanie przekazywać dane między sobą.
Tak jak i zgłoszenia do VAT, CIT, Deklaracje , ZUS, GUS, są już składane elektronicznie bez potrzeby stania w kolejce przy okienku w urzędzie.

„Dobrze ale mój program działa dobrze w trybie dos, i wystarcza mi do wystawiania faktur…”

Drogi przedsiębiorco a pomyśl jak przypadkiem się komputer uszkodzi, co wtedy nowe komputery mają pre-instalowany system z Windowsem 10, a w nim nie ma już trybu Dos, więc program dos’owy nie zadziała.

I mamy podwójny wydatek bo musimy kupić komputer, i oprogramowanie oraz wynająć informatyka by wdrożył nam te rozwiązanie, oraz ręcznie uzupełnić stan magazynowy itp.

A łatwiejszym tańszym i bezpieczniejszym rozwiązaniem jest, stopniowa migracja danych, rozłożona na parę etapów.

„Ale taki proces będzie trwał parę miesięcy! Gdzie tu oszczędności?”

Drogi właścicielu firmy przybliżę Ci tu przykłady wdrożenia i zmiany oprogramowanie w firmie handlowej gdzie dziennie wystawiane jest około 30 faktur a stan magazynowy liczy około 3000 pozycji.

• Analiza potrzeb – jest to najważniejsza procedura rozpoczynająca całą operację migracji zmiany oprogramowania, na tym etapie oceniamy potrzeby klienta rozmawiamy, i dopytujemy się o wszystkie aspekty z wiązane z jego biznesem, na podstawie takiego wywiadu dobieramy oprogramowanie oraz sprzęt IT który będzie wykorzystywany.
• Prezentacja – spotykamy się ponownie w biurze przy kawie, pokazujemy jakie oprogramowanie wybraliśmy prezentujemy jego działanie oraz informujemy o jego funkcjach również prezentujemy sprzęt IT który, będzie potrzebny.
• Decyzja – w momencie kiedy klient decyduje się na migrację danych, rozpoczyna się wdrożenie.

„Ale jak zaczniecie wdrożenie nie będę mógł pracować!”

Spokojnie bez nerwów procedura wdrożenia nie wygląda tak strasznie a na pewno Pan/Pani będzie mogła nadal prowadzić firmę.

Wdrożeniowiec przygotowuje się do migracji danych wykonuje testową, migrację sprawdza czy wszystkie dane przeniosły się prawidłowo czy zgadzają się stany magazynowe itp.

„Ale przecież będzie rozbieżność danych bo informatyk pracuje na kopii…”

Zgadza się pracuje na kopi ale tylko w warunkach testowych przed procedurą wdrożenia końcowego, gdy ma pewność że wszystko jest prawidłowo i zakończyło się sukcesem, dzwoni do klienta i umawia się na jeden dzień kiedy to na przykład firma zostanie zatrzymana na 2 -3 godziny,
w tym czasie następuje rzeczywista migracja danych oraz szkolenie pracowników.

Jak widzisz drogi przedsiębiorco taka operacja nie jest straszna, i zazwyczaj trwa maksymalnie do 2tygodni a sama migracja końcowa to raptem 3-5 godzin taki przestój firmy nie jest straszny ale co zyskujesz, przede wszystkim bezpieczeństwo danych, oraz nowoczesne oprogramowanie przystosowane do nowych standardów, oraz przepisów, i najważniejsze spokój.